Sage und ELO: Cleveres Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen!

Mit unserer Schnittstelle wird bei jedem Speichern eines Beleges die aktualisierte Version des Dokuments in ELO abgelegt. Sie können – anders als in Sage – in ELO jederzeit alle abgelegten Versionen eines Dokumentes einsehen, die Veränderung des Beleges dokumentiert nachvollziehen und jede beliebige ältere Version öffnen. Es ist ebenfalls möglich, zwei Versionen im Vergleich aufzurufen, um Unterschiede schnell bewerten zu können.

Die ELO Smartphone-Apps sind kostenfrei für Android und iOS verfügbar und müssen lediglich für den Zugriff auf Ihren ELO Webservice eingerichtet werden. So haben Sie Ihr ELO immer dabei und damit auch alle Sage-Belege jederzeit verfügbar – schnell auffindbar dank Volltextinformationen und zielsicherer Suchfunktion. Durch unsere hochperformante Integration können Sie direkt aus der App ein Dokument via E-Mail verschicken oder ältere Versionen eines Dokuments anzeigen lassen.

Unsere Schnittstelle tauscht nicht nur Dokumente zwischen Sage und ELO aus, sondern verbindet diese Systeme in größerem Umfang. Sobald beispielsweise ein Beleg aus der Sage in ELO abgelegt wird, werden automatisiert alle relevanten Informationen aus der Sage-Datenbank in ELO importiert. Mit diesen sogenannten Metadaten können Dokumente gefunden und Dateinamen oder Ablagestrukturen angepasst werden. Durch die direkte Kommunikation mit der Sage-Datenbank wird kein Feld vergessen und Tippfehler gehören der Vergangenheit an. So sperren Sie zeitraubende Fehlerquellen von vornherein aus!

Mit unserer eigens entwickelten Funktion "Sage Begleitdokument" können auch Sage-fremde Dokumente Sage-Vorgängen inklusive aller relevanten Informationen aus der Sage Datenbank zugeordnet werden. 

Mit dieser Funktion können Sie Kalkulationen, Angebotsinformationen, unterschriebene Lieferscheine, Frachtdokumente oder sonstige Belege, die Sie digital oder in Papierform erstellen oder erhalten, zu einem Vorgang in ELO hinzufügen. Sie müssen hierzu lediglich den Bereich auswählen (Verkauf oder Einkauf) sowie dem neuen Dokument eine Bezeichnung (z.B. unterschriebener Lieferschein) und eine Belegnummer geben, auf die sich das Dokument bezieht.

Alle Informationen werden dann aus der Sage Datenbank abgerufen und zusammen mit dem neuen Dokument dem entsprechenden Vorgang zugeordnet, als würde dieser Beleg aus der Sage stammen. So haben Sie alle Dokumente zu einem Vorgang, einschlißlich der Metadaten aus der Datenbank und aller Volltextinformationen an einem Ort, was die Auffindbarkeit über die ELO Volltextsuche ermöglicht – Finden statt Suchen!

Die Funktion ist im Standardumfang unserer Schnittstelle enthalten. Um ein Dokument ablegen und die Funktion „Sage Begleitdokument“ nutzen zu können, benötigen Sie lediglich eine entsprechende ELO-Lizenz für den Benutzer.

ELO kann mehr als reine Dokumentenarchivierung. Als allumfassende Enterprise-Content-Management (ECM)-Software unterstützt und führt ELO die reibungslose Kollaboration in Ihrem Unternehmen.  Die Kommunikation und Verteilung von Aufgaben können nicht nur über den Feed zu einem bestimmten Dokument erfolgen, sondern über umfangreiche und individuelle Workflows direkt in ELO abgebildet werden.

Beispiel gefällig? Mit unserer Schnittstelle haben wir bereits alle Vorbereitungen getroffen, um anhand einer bestimmten Belegart automatisiert eine Aufgabe erzeugen zu lassen, die einen mit Ihnen abgestimmten Workflow bzw. Kommunikationsweg im Unternehmen durchlaufen muss. Diese Aufgaben werden automatisiert konkreten Benutzer:innen oder Nutgergruppen zugewiesen, inklusive E-Mail-Benachrichtigungen, Deadlines, Eskalationskontrollen und vielem mehr.

Dadurch wird es kinderleicht, ein Controlling auf alle beliebigen Prozesse abzubilden. Prüfungen und Freigaben von Belegen und Inhalten auch ohne direkten Zugriff auf die Sage – schnell und von überall erreichbar.

ELO unterstützt Sie bei der alltäglichen Kommunikation zu Verkaufsvorgängen oder Dokumenten. Zu jedem abgelegten Dokument gehört ein eigener Kommunikations-Feed. Dieser bietet neben Informationen zu Versionen auch die Möglichkeit, eigene Kommentare zu verfassen. Durch die Social-Media-ähnliche Funktionalität entsteht ein Raum für dokumentierte Kommunikation zu Ihrem Beleg.

Die Kommunikation zu einem in ELO abgelegten Dokument kann über verschiedene Funktionen erfolgen. Der „Feed“ ist dafür prädestiniert. Darüber hinaus kann mit entsprechender Nutzungslizenz auch die Funktion „Annotations“ genutzt werden. Das sind digitale Post-Its, die für jeden Anwender sichtbar auf dem Beleg angeheftet und mit Text befüllt werden können. Jede Anmerkung wird mit Benutzer und Datum abgespeichert. Dies stellt die Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Information sicher.