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Hochmoderne Serverschränke

Sage und ELO: Cleveres Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen!

Im Zuge der Digitalisierung muss Ihr Geschäft in der Vielfalt seiner Prozesse von überall zur Verfügung stehen. Upgraden Sie jetzt Ihr ERP mit den Vorzügen revisionssicherer Archivierung!

Sichern Sie sich den ELO-Boost für Ihre Sage 100

Mit unserer ELO-Integration haben wir eine vollautomatische Schnittstelle zwischen der Sage 100 ERP-Software und der ELO DMS Enterprise-Lösung geschaffen. Damit arbeiten Sie in jedem Sysem genau mit dem dafür vorgesehenen Zweck: Belegerfassung im ERP-System – Belegablage im DMS-System. Ohne zusätzlich erforderliche manuelle Schritte! 

Jeder Beleg, der in der Sage erstellt wird, wird auch automatisch als gedrucktes PDF in einer strukturierten Ablage innerhalb der ELO gespeichert. Die Ablage ist dabei redundant nach Geschäftsjahren oder Kunden- und Lieferantenvorgängen aufgeteilt.

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Mächtige Volltextsuche

Finden Sie über die ELO Suchfunktion sämtliche Suchbegriffe nicht nur im Datei-Titel, sondern auch innerhalb Ihrer Dokumente.

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Umfassende Versionierung

Behalten Sie jederzeit den vollen Überblick über Ihre Dokumente und jede Änderung, die getätigt wird.

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Individuelle Zugriffsbeschränkungen

Steuern Sie gezielt die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeitenden und schützen Sie so Ihre Daten vor unautorisiertem Zugriff.

Blitzschneller Zugriff von überall

Mit dem ELO WebClient haben Sie immer und überall Zugriff auf alle abgelegten Dokumente. Wird in der Sage 100 ein Beleg gespeichert, ist dieses Dokument in weniger als 30 Sekunden im WebClient verfügbar – sowohl vom Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen als auch über die kostenfreien Smartphone-Apps von unterwegs!

Volle Kostenkontrolle

Um Zugriff auf die in ELO abgelegten Dokumente zu erhalten, sind ausschließlich einfache Leseberechtigungen nötig. Dies gilt ebenfalls für den Zugriff über den ELO WebClient und die Smartphone-Apps. Mit unserer Schnittstelle profitieren Sie von einem festen Kostenrahmen, um allen aktuellen und zukünftigen Mitarbeitenden Zugriff auf Ihre Sage-Belege in ELO zu gewähren.

Detaillierte Belegversionierung

Mit unserer Schnittstelle wird bei jedem Speichern eines Beleges die aktualisierte Version des Dokuments in ELO abgelegt. Sie können – anders als in Sage – in ELO jederzeit alle abgelegten Versionen eines Dokumentes einsehen, die Veränderung des Beleges dokumentiert nachvollziehen und jede beliebige ältere Version öffnen. Es ist ebenfalls möglich, zwei Versionen im Vergleich aufzurufen, um Unterschiede schnell bewerten zu können.

Optimiert für Smartphones

Die ELO Smartphone-Apps sind kostenfrei für Android und iOS verfügbar und müssen lediglich für den Zugriff auf Ihren ELO Webservice eingerichtet werden. So haben Sie Ihr ELO immer dabei und damit auch alle Sage-Belege jederzeit verfügbar – schnell auffindbar dank Volltextinformationen und zielsicherer Suchfunktion. Durch unsere hochperformante Integration können Sie direkt aus der App ein Dokument via E-Mail verschicken oder ältere Versionen eines Dokuments anzeigen lassen.

Automatische Datenübermittlung aus der Sage

Unsere Schnittstelle tauscht nicht nur Dokumente zwischen Sage und ELO aus, sondern verbindet diese Systeme in größerem Umfang. Sobald beispielsweise ein Beleg aus der Sage in ELO abgelegt wird, werden automatisiert alle relevanten Informationen aus der Sage-Datenbank in ELO importiert. Mit diesen sogenannten Metadaten können Dokumente gefunden und Dateinamen oder Ablagestrukturen angepasst werden. Durch die direkte Kommunikation mit der Sage-Datenbank wird kein Feld vergessen und Tippfehler gehören der Vergangenheit an. So sperren Sie zeitraubende Fehlerquellen von vornherein aus!

Optionale Zusatzlösungen für unsere Sage- und ELO-Schnittstelle

In unserer modular aufgebauten Softwarelösung ist ein Standardumfang enthalten, der Ihnen eine vollständig funktionierende Schnittstelle garantiert. Darüber hinaus können bei Bedarf weitere Funktionen oder Lösungen eingebunden werden. Diese werden individuell konfiguriert und sind damit kein Bestandteil unserer Standardlösung. Der Aufwand hängt von Ihren Wünschen und Vorstellungen ab und wird nach tatsächlicher Arbeitsleistung abgerechnet.

Übertragung bestehender Belege aus Sage in ELO

Unsere Schnittstelle funktioniert nach Implementierung mit jedem Beleg, der neu in der Sage abgespeichert wird. Es werden jedoch standardmäßig nicht automatisch alle bereits bestehenden Sage-Belege generiert und in ELO übertragen. Dies ist möglich und kann in Absprache eingerichtet werden. Den Umfang von Belegarten, Einkauf und / oder Verkauf sowie die  Zeiträume können Sie dabei frei bestimmen.

Anlage von dynamischen Ordnern

Mit einem dynamischen Ordner können abgelegte Belege auf Basis von Variablen angezeigt werden. So könnte z.B. für das Controlling ein Ordner „Rechnungen heute“ erstellt werden, der lediglich alle erzeugten Rechnungsbelege zum aktuellen Tagesdatum aufführt. So können für jede Abteilung die jeweils wichtigsten Infos zentral zusammengefasst werden.

Beliebig referenzierbare Ablagestruktur

Durch die automatische Verschlagwortung in den Metadaten ist es möglich, beliebige darauf aufbauende Ablagestrukturen für Dokumente zu bilden. Für Ihr Unternehmen ist eine Ablage innerhalb der Kundenvorgänge beispielsweise nach Kundengruppen sinnvoller? Kein Problem! Ihre Dokumente werden dafür nicht redundant abgelegt, sondern lediglich „referenziert“. 

Erweiterung der Metadaten

Wenn Ihnen Informationen in den Metadaten fehlen, können diese auf Wunsch erweitert werden. Dies betrifft Sage Standard-Felder, die (noch) nicht im Standard unserer Lösung enthalten sind sowie USER-Felder, die durch Individualprogrammierung in Ihrer Sage vorhanden sind. Die Möglichkeiten sind in diesem Bereich nahezu unbegrenzt.

Individuelle E-Mail-Benachrichtigungen

Im Standard der ELO erhalten Sie mit dem integrierten Tool „Notify“ eine Funktion zur E-Mail-Benachrichtigung. Damit können Sie direkt aus dem System E-Mails versenden lassen, die Sie über neu abgelegte Dokumente zu ausgewählten Kund*innen benachrichtigen. So behalten Sie und Ihre Mitarbeitenden immer den vollen Überblick – und das jederzeit.

Unsere Erweiterungen auf Basis der Schnittstelle

Einige Funktionen benötigen mehr als einfache Leseberechtigungen, um genutzt werden zu können. Wir haben auf Basis unserer Standard Sage-ELO Schnittstelle weitere Funktionen entwickelt, die Ihnen zur Verfügung gestellt werden können. Diese Funktionen haben keine eigenen Modulpreise oder Gebühren, Die User müssen zur Nutzung lediglich mit den entsprechenden ELO-Lizenzen augestattet werden.

Nachfolgend finden Sie weitere Informationen zu den Funktionen der Erweiterungen:

Digitales Scanning mit unseren DATEV Scanlösungen

Sage Begleitdokument

Mit unserer eigens entwickelten Funktion "Sage Begleitdokument" können auch Sage-fremde Dokumente Sage-Vorgängen inklusive aller relevanten Informationen aus der Sage Datenbank zugeordnet werden. 

Mit dieser Funktion können Sie Kalkulationen, Angebotsinformationen, unterschriebene Lieferscheine, Frachtdokumente oder sonstige Belege, die Sie digital oder in Papierform erstellen oder erhalten, zu einem Vorgang in ELO hinzufügen. Sie müssen hierzu lediglich den Bereich auswählen (Verkauf oder Einkauf) sowie dem neuen Dokument eine Bezeichnung (z.B. unterschriebener Lieferschein) und eine Belegnummer geben, auf die sich das Dokument bezieht.

Alle Informationen werden dann aus der Sage Datenbank abgerufen und zusammen mit dem neuen Dokument dem entsprechenden Vorgang zugeordnet, als würde dieser Beleg aus der Sage stammen. So haben Sie alle Dokumente zu einem Vorgang, einschlißlich der Metadaten aus der Datenbank und aller Volltextinformationen an einem Ort, was die Auffindbarkeit über die ELO Volltextsuche ermöglicht – Finden statt Suchen!

Die Funktion ist im Standardumfang unserer Schnittstelle enthalten. Um ein Dokument ablegen und die Funktion „Sage Begleitdokument“ nutzen zu können, benötigen Sie lediglich eine entsprechende ELO-Lizenz für den Benutzer.

Draufsicht von Menschen mit Laptops in einem Meeting.

Freigabeprozesse über Sage Belegarten und ELO Workflows

ELO kann mehr als reine Dokumentenarchivierung. Als allumfassende Enterprise-Content-Management (ECM)-Software unterstützt und führt ELO die reibungslose Kollaboration in Ihrem Unternehmen.  Die Kommunikation und Verteilung von Aufgaben können nicht nur über den Feed zu einem bestimmten Dokument erfolgen, sondern über umfangreiche und individuelle Workflows direkt in ELO abgebildet werden.

Beispiel gefällig? Mit unserer Schnittstelle haben wir bereits alle Vorbereitungen getroffen, um anhand einer bestimmten Belegart automatisiert eine Aufgabe erzeugen zu lassen, die einen mit Ihnen abgestimmten Workflow bzw. Kommunikationsweg im Unternehmen durchlaufen muss. Diese Aufgaben werden automatisiert konkreten Benutzer:innen oder Nutgergruppen zugewiesen, inklusive E-Mail-Benachrichtigungen, Deadlines, Eskalationskontrollen und vielem mehr.

Dadurch wird es kinderleicht, ein Controlling auf alle beliebigen Prozesse abzubilden. Prüfungen und Freigaben von Belegen und Inhalten auch ohne direkten Zugriff auf die Sage – schnell und von überall erreichbar.

Mann von der S&T Deutschland GmbH überprüft das Monitoring eines Kunden im Hinblick auf die IT Sicherheit. IT-Security, Cyber Security, Cybersecurity, IT-Sicherheit, Monitoring, Firewall, VPN

Kommunikation über den "Feed"

ELO unterstützt Sie bei der alltäglichen Kommunikation zu Verkaufsvorgängen oder Dokumenten. Zu jedem abgelegten Dokument gehört ein eigener Kommunikations-Feed. Dieser bietet neben Informationen zu Versionen auch die Möglichkeit, eigene Kommentare zu verfassen. Durch die Social-Media-ähnliche Funktionalität entsteht ein Raum für dokumentierte Kommunikation zu Ihrem Beleg.

Anmerkungen direkt im Dokument

Die Kommunikation zu einem in ELO abgelegten Dokument kann über verschiedene Funktionen erfolgen. Der „Feed“ ist dafür prädestiniert. Darüber hinaus kann mit entsprechender Nutzungslizenz auch die Funktion „Annotations“ genutzt werden. Das sind digitale Post-Its, die für jeden Anwender sichtbar auf dem Beleg angeheftet und mit Text befüllt werden können. Jede Anmerkung wird mit Benutzer und Datum abgespeichert. Dies stellt die Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Information sicher.

Was ist die ELO ECM Suite?

Die ELO ECM Suite ist eine Software zur digitalen Archivierung und Verwaltung von Dokumenten. Alle unternehmensrelevanten Informationen werden an einer Stelle zentral abgelegt – zugänglich für jeden, der sie benötigt. Bei Bedarf jederzeit bearbeitbar!

Vorbei sind die Zeiten, in denen Dokumente per Mail verschickt und E-Mail-Server an ihre Belastungsgrenzen gebracht werden: In der ELO ECM Suite kann kollaborativ am Dokument gearbeitet werden und durch die Versionierung bleiben Änderungen jederzeit transparent. So geht effizientes Dokumentenmanagement heute!

  • Modularer Aufbau

  • Höchste Flexibilität

  • Kurze Einarbeitungszeiten

Revisionssichere Archivierung mit der ELO ECM Suite

Die ELO ECM Suite bietet Ihnen starke Werkzeuge zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit. Ihre sensiblen Unternehmensdaten sind dank einer hochentwickelten Verschlüsselungstechnologie jederzeit sicher aufbewahrt. Und wenn ein Dokument in besonderem Umfang geschützt werden muss, sorgen editierbare Zugriffskontrollen, die präzise Protokollierung und ein ausgefeiltes Berechtigungssystem für zusätzlichen Schutz und volle Transparenz. Vor allem die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff werden erfüllt. ELO verfügt somit über alle softwaretechnischen Voraussetzungen zur Realisierung einer GoBD-konformen DV-Gesamtlösung und der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien wie der EU-DSGVO. Damit können Sie die gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen an eine korrekte und ordnungsgemäße Buchführung umsetzen. 

Technische Voraussetzungen (Stand: August 2022)

Um unsere Schnittstelle nutzen zu können, müssen verschiedene Mindestvoraussetzungen erfüllt sein. Diese beziehen sich sowohl auf den Stand Ihrer Sage Software, als auch die allgemeinen Systemvoraussetzungen, um ELO installieren zu können. Diese stellen wir Ihnen auf Wunsch zur Verfügung. Hier sind grundlegende Eigenschaften aufgeführt, die für den Betrieb dieser Schnittstelle wie beschrieben notwendig sind.

  • Sage 100 Version 9.x
  • Microsoft Windows Server 2016
    • Empfohlen wird, den ELO-Server auf einer dedizierten Server-VM zu installieren
  • Microsoft SQL Server in Version Standard 2017
  • SSL Zertifikat (Domain oder Wildcard)
    • Dies wird benötigt, damit der ELO WebClient und die Smartphone App für Ihr ELO Archiv abgesichert wird.
  • Getrenntes Netzlaufwerk für Daten und Logs (~500 GB Festplattenkapazität)

Gerne unterstützen wir Sie bei der Prüfung, ob Ihre Infrastruktur den Anforderungen entspricht, um bei Ihnen die ELO sowie unsere Schnittstelle zu implementieren.

Unsere Pauschale für die Implementierung bezieht sich nur auf die Installation aller notwendigen ELO und Sage Komponenten inkl. Einrichtung und kurzer Benutzerschulung.  Wenn von unserer Seite Dienstleistung erforderlich ist, um die technischen Voraussetzungen herzustellen oder zu prüfen, ist dies kein Bestandteil der Pauschale und wird nach Aufwand abgerechnet.

Für die Einführung dieser Schnittstelle benötigen Sie sowohl Lizenzen für ELO als auch Sage. Wir haben für Sie einen Pauschalpreis konzipiert, der alle Kosten für Sie abdeckt. Als Basis dieser Pauschale ist zu beachten, dass die angesprochenen Systemvoraussetzungen erfüllt sein müssen.

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Ihre Sage-ELO-Schnittstelle für weniger als 7.000 €!

ELO Lizenzen (einmalig)
Beinhaltet: System-User,
BLP Small Business,
ELO WEB Client Modul

3855,00 €

ELO Lizenzwartung (jährlich)

1098,90 €

Erweiterung SAGE Nutzungsmodule (jährlich)
Beinhaltet: S&T Sage PrintAPI, Sage 3rd Party Client

660,00 €

Dienstleistungspauschale S&T

Beinhaltet: Installation, alle ELO- und
Sage-Komponenten, Anlage ELO-User,
Installation ELO Client und Einweisung in ELO

1295,00 €

Pauschalpreis

6908,90 €*

*Dies beinhaltet alle einmaligen sowie laufenden Kosten für das erste Jahr – von Installation bis Einführung bei Ihnen im Unternehmen.

Kontakt

S&T Deutschland GmbH
Am Flugplatz 35, 56743 Mendig
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